5 lỗi thường gặp khi tính ca làm việc và ca đêm

Ở các doanh nghiệp làm việc theo ca, lỗi bảng chấm công thường không đến từ phần mềm mà từ quy tắc chưa rõ ràng hoặc không được áp dụng như nhau cho mọi người. Dưới đây là năm lỗi chúng tôi gặp nhiều nhất và cách xử lý đúng.

1. Tách ca đêm thành hai ngày

Ca từ 22:00 đến 06:00 kéo dài qua hai ngày lịch: giờ vào rơi vào thứ Hai, giờ ra rơi vào thứ Ba. Nếu bản ghi bị tách thành hai ngày, thứ Hai sẽ hiện "chỉ có giờ vào", thứ Ba hiện "chỉ có giờ ra", và cả hai ngày đều bị tính sai.

Cách đúng: ca kéo dài qua nửa đêm nên được tính là một ngày công, ghi vào ngày bắt đầu ca.

2. Áp dụng dung sai đi trễ không nhất quán

Tranh cãi "tôi chỉ trễ năm phút" thường xuất phát từ việc mỗi người được áp dụng dung sai khác nhau. Quản lý chi nhánh này bỏ qua 10 phút, quản lý chi nhánh khác lại ghi cả 2 phút.

Cách đúng: đặt dung sai một lần và áp dụng cho tất cả mọi người. Ví dụ, với dung sai 15 phút, người đến lúc 09:12 không bị tính trễ; với lượt vào vượt quá dung sai, số phút trễ được ghi riêng.

3. Làm tròn thủ công và mỗi lúc một kiểu

Lúc làm tròn lên, lúc làm tròn xuống, hoặc người dùng bước 5 phút, người dùng bước 15 phút sẽ tạo ra chênh lệch vào cuối tháng và dễ dẫn đến khiếu nại.

Cách đúng: đặt bước làm tròn (ví dụ 5 hoặc 15 phút) thành quy định chung của doanh nghiệp và để hệ thống áp dụng giống nhau cho mọi người.

4. Bỏ qua lượt chấm thiếu hoặc tự đoán để điền

Khi nhân viên quên chấm công lúc ra về, ngày đó chỉ còn một lượt chấm. Tự động coi đó là "làm đủ ngày" hay "vắng mặt" đều gây sai sót.

Cách đúng: những ngày chỉ có một lượt chấm nên được đánh dấu "thiếu lượt chấm" và để quản lý kiểm tra. Nhờ vậy lỗi được làm rõ thay vì bị che đi.

5. Tính ngày nghỉ phép đã duyệt là vắng mặt

Một ngày có đơn nghỉ phép đã được duyệt nhưng chưa được đưa vào bảng chấm công sẽ hiện là "vắng mặt". Điều này gây thắc mắc không cần thiết cả khi tính lương lẫn với nhân viên.

Cách đúng: ngày nghỉ phép đã duyệt phải tự động được tính là "nghỉ phép" trong bảng chấm công, không phải vắng mặt.

Ví dụ: một ca đêm được tính như thế nào?

Giả sử ca 22:00–06:00, dung sai 15 phút.

Giờ và ranh giới ngày nên được xác định theo múi giờ của doanh nghiệp; chi tiết này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp có chi nhánh ở nhiều quốc gia.

SkyIntegra áp dụng các quy tắc này như thế nào?

Bộ máy tính toán của SkyIntegra đối chiếu cùng lúc lượt chấm công, ca làm việc và nghỉ phép đã duyệt: tính ca qua nửa đêm là một ngày công, áp dụng dung sai và làm tròn theo quy tắc bạn đặt cho mọi người như nhau, đánh dấu ngày chỉ có một lượt chấm là "thiếu lượt chấm" và ghi ngày nghỉ phép đã duyệt là "nghỉ phép". Với mỗi ngày, báo cáo hiển thị giờ vào đầu tiên, giờ ra cuối cùng cùng số phút làm việc, đi trễ và tăng ca; bảng chấm công ngày và tháng có thể tải về dưới dạng Excel hoặc PDF.