Kartlı PDKS'ten yüz tanımalı sisteme geçiş rehberi

Kartlı PDKS yıllarca işini gördü: personel kartını okutur, kayıt düşer. Ama ay sonu geldiğinde tablo çoğu zaman o kadar düzenli değildir. Kartlar paylaşılır, kaybolur, evde unutulur; kart okuyucunun dökümü Excel'e elle aktarılır ve hatalar ancak bordroda fark edilir.

Bu yazıda kartlı sistemden yüz tanımalı bir bulut PDKS'e geçişi, işletmeyi aksatmadan nasıl planlayabileceğinizi adım adım anlatıyoruz.

Neden geçiş düşünülür?

• Kayıt gerçekte kimin geldiğini göstermez. Kart başkası tarafından okutulabilir.
• Kart yönetimi zahmetlidir. Kayıp kartın iptali, yeni kart basımı ve takibi sürekli iş çıkarır.
• Veri dağınıktır. Her şubenin cihazı ve tablosu ayrıdır; merkez anlık durumu göremez.
• Hesap elle yapılır. Gece vardiyası, geç kalma toleransı ve izinler ay sonunda tek tek kontrol edilir.

Yüz tanıma tek yöntem olmak zorunda değil

Geçiş "herkes yüzle girecek" demek değildir. Modern cihazlar birden fazla giriş yöntemini destekler. Örneğin uFace cihazında personel yüz, kart ya da PIN ile giriş-çıkış yapabilir. Bu esneklik iki açıdan önemlidir:

1. Yüz verisi vermek istemeyen personel kart ya da PIN ile geçmeye devam eder.
2. Geçiş döneminde mevcut kartlar bir süre daha kullanılabilir; değişim kademeli olur.

KVKK: yüz verisi özel nitelikli kişisel veridir

Yüz fotoğrafı ve yüz şablonu, KVKK'ya göre özel nitelikli kişisel veridir. Bu nedenle:

• Yüz verisi ancak personelin açık rızasıyla işlenmelidir. Rıza isteğe bağlıdır ve her zaman geri alınabilir.
• Personele işleme amacını anlatan bir aydınlatma metni sunulmalı, rıza kaydı tutulmalıdır.
• Rıza vermeyen personel için kart ya da PIN gibi biyometrik olmayan bir yol bulunmalı ve bu tercih aleyhine sonuç doğurmamalıdır.

Geçiş planınızın içinde rıza toplama adımına mutlaka zaman ayırın; kurulum günü aceleyle yapılan bir işlem olmamalıdır.

Adım adım geçiş planı

1. Envanter çıkarın

Kaç personeliniz, kaç şubeniz ve hangi vardiya düzeniniz var? Mevcut cihazlarınızın marka ve modelini not edin. Mevcut cihazınız uFace ise doğrudan sisteme bağlanabilir; başka bir marka ise bağlantı seçeneklerini cihaz modeline göre değerlendirmek gerekir.

2. Kuralları yazıya dökün

Vardiya başlangıç ve bitiş saatleri, geç kalma toleransı, çalışma süresinin yuvarlanması ve gece vardiyasının hangi güne yazılacağı gibi kuralları netleştirin. Bugün kişiden kişiye değişen uygulamalar varsa geçiş, onları tek kurala bağlamak için iyi bir fırsattır.

3. Bir pilot şubeyle başlayın

Tüm şubeleri aynı anda değiştirmek yerine bir şubede başlayın. Personeli sisteme ekleyin, aydınlatma metnini paylaşın, rızaları toplayın ve cihazı bağlayın.

4. Bir ay sonu paralel çalışın

İlk ay eski yöntemle yeni sistemin puantajını karşılaştırın. Farklar genellikle kuralların farklı yorumlanmasından çıkar; bunları ilk ayda düzeltmek, sonraki aylarda itirazları azaltır.

5. Diğer şubelere yayın

Pilot şubede kurallar oturduktan sonra diğer şubelere geçin. Yeni personel panele eklendiğinde şubesindeki cihazlara otomatik gönderildiği için her şubeye ayrı ayrı kayıt yapmanız gerekmez.

Sık yapılan hatalar

• Rızayı sonraya bırakmak: Cihaz kurulur ama rızalar toplanmadığı için yüzle giriş başlayamaz.
• Kuralları netleştirmeden başlamak: Eski tutarsızlıklar yeni sisteme taşınır.
• Tek seferde tüm şubeleri değiştirmek: Sorunlar aynı anda her yerde çıkar.
• Alternatif yöntemi unutmak: Rıza vermeyen personel için kart ya da PIN hazır olmalıdır.

SkyIntegra ile geçiş

SkyIntegra'da iki yol var: cihazı bizden alabilirsiniz ya da mevcut cihazınızı sisteme bağlıyoruz. uFace cihazları doğrudan bağlanır; ZKTeco, Hikvision ve diğer markalar için entegrasyon hizmeti veriyoruz. Aydınlatma ve açık rıza metinleri firma bilgilerinizle doldurulur, rıza kayıtları metin sürümüyle saklanır. Veriler Avrupa Birliği'ndeki (Almanya) veri merkezlerinde, GDPR standartlarına uygun altyapıda tutulur.

Geçiş planınızı birlikte çıkarmak için teklif formunu doldurabilir ya da info@skyintegra.com adresine yazabilirsiniz.