Chuyển từ chấm công bằng thẻ sang nhận diện khuôn mặt

Chấm công bằng thẻ đã phục vụ nhiều doanh nghiệp trong nhiều năm: nhân viên quẹt thẻ và hệ thống ghi nhận. Nhưng đến cuối tháng, bức tranh hiếm khi gọn gàng như vậy. Thẻ bị cho mượn, bị mất, bị để quên ở nhà; dữ liệu xuất từ máy quẹt thẻ được chép tay sang Excel và sai sót chỉ lộ ra khi tính lương.

Bài viết này hướng dẫn từng bước cách lên kế hoạch chuyển từ hệ thống thẻ sang chấm công nhận diện khuôn mặt trên đám mây mà không làm gián đoạn hoạt động.

Vì sao nên cân nhắc chuyển đổi?

• Dữ liệu không cho biết ai thực sự có mặt. Người khác có thể quẹt thẻ hộ.
• Quản lý thẻ tốn công. Hủy thẻ mất, cấp thẻ mới và theo dõi thẻ là việc không bao giờ dứt.
• Dữ liệu rời rạc. Mỗi chi nhánh một thiết bị, một bảng tính; trụ sở không thấy được tình hình tức thời.
• Tính toán thủ công. Ca đêm, dung sai đi trễ và nghỉ phép phải kiểm tra từng dòng vào cuối tháng.

Khuôn mặt không nhất thiết là phương thức duy nhất

Chuyển đổi không có nghĩa là "ai cũng phải dùng khuôn mặt". Thiết bị hiện đại hỗ trợ nhiều phương thức chấm công. Ví dụ, trên thiết bị uFace, nhân viên có thể chấm công bằng khuôn mặt, thẻ hoặc PIN. Sự linh hoạt này quan trọng vì hai lý do:

1. Nhân viên không muốn cung cấp dữ liệu khuôn mặt vẫn tiếp tục dùng thẻ hoặc PIN.
2. Thẻ hiện có vẫn dùng được trong giai đoạn chuyển tiếp, nên việc thay đổi có thể diễn ra từ từ.

KVKK: dữ liệu khuôn mặt là dữ liệu cá nhân nhạy cảm

Theo KVKK (Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân Thổ Nhĩ Kỳ), ảnh khuôn mặt và mẫu khuôn mặt là dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Vì vậy:

• Dữ liệu khuôn mặt chỉ nên được xử lý khi nhân viên đồng ý rõ ràng. Việc đồng ý là tự nguyện và có thể rút lại bất cứ lúc nào.
• Nhân viên cần được cung cấp văn bản thông báo về mục đích xử lý, và sự đồng ý cần được ghi nhận.
• Người không đồng ý cần có phương thức không dùng sinh trắc học như thẻ hoặc PIN, và lựa chọn đó không được gây bất lợi cho họ.

Nếu doanh nghiệp của bạn chịu sự điều chỉnh của luật bảo vệ dữ liệu khác, hãy kiểm tra thêm quy định của luật đó về dữ liệu sinh trắc học. Dù thế nào, hãy dành đủ thời gian cho bước thu thập sự đồng ý; đừng làm vội vào ngày lắp đặt.

Kế hoạch chuyển đổi từng bước

1. Kiểm kê

Bạn có bao nhiêu nhân viên, chi nhánh và kiểu ca làm việc? Ghi lại hãng và mẫu của các thiết bị hiện có. Nếu đã có thiết bị uFace, thiết bị có thể kết nối trực tiếp vào hệ thống; với hãng khác, phương án kết nối phụ thuộc vào mẫu thiết bị.

2. Viết rõ các quy tắc

Thống nhất giờ bắt đầu và kết thúc ca, dung sai đi trễ, cách làm tròn thời gian làm việc và ca đêm được ghi vào ngày nào. Nếu hiện nay mỗi người áp dụng một kiểu, chuyển đổi là cơ hội tốt để đưa về một quy tắc chung.

3. Bắt đầu với một chi nhánh thí điểm

Thay vì đổi tất cả chi nhánh cùng lúc, hãy bắt đầu với một chi nhánh. Thêm nhân viên vào hệ thống, gửi văn bản thông báo, thu thập sự đồng ý và kết nối thiết bị.

4. Chạy song song một kỳ cuối tháng

Trong tháng đầu tiên, hãy so sánh cách làm cũ với bảng chấm công của hệ thống mới. Chênh lệch thường đến từ việc hiểu quy tắc khác nhau; sửa ngay trong tháng đầu sẽ giảm khiếu nại về sau.

5. Mở rộng sang các chi nhánh khác

Khi quy tắc đã ổn định ở chi nhánh thí điểm, hãy chuyển sang các chi nhánh còn lại. Nhân viên mới được thêm trên bảng điều khiển sẽ tự động được gửi đến thiết bị của chi nhánh, nên bạn không cần đăng ký riêng trên từng máy.

Những sai lầm thường gặp

• Để việc thu thập sự đồng ý về sau: thiết bị đã lắp nhưng chưa thể chấm công bằng khuôn mặt vì chưa có sự đồng ý.
• Bắt đầu khi quy tắc chưa rõ: những bất nhất cũ bị mang sang hệ thống mới.
• Đổi tất cả chi nhánh cùng lúc: sự cố xuất hiện ở mọi nơi cùng một lúc.
• Quên phương thức thay thế: cần chuẩn bị sẵn thẻ hoặc PIN cho người không đồng ý.

Chuyển đổi cùng SkyIntegra

SkyIntegra có hai lựa chọn: mua thiết bị từ chúng tôi, hoặc chúng tôi kết nối thiết bị hiện có của bạn vào hệ thống. Thiết bị uFace kết nối trực tiếp; với ZKTeco, Hikvision và các hãng khác, chúng tôi cung cấp dịch vụ tích hợp. Văn bản thông báo và văn bản đồng ý được điền sẵn thông tin doanh nghiệp, và bản ghi sự đồng ý được lưu kèm phiên bản văn bản. Dữ liệu được lưu tại các trung tâm dữ liệu ở Liên minh châu Âu (Đức), trên hạ tầng đáp ứng tiêu chuẩn GDPR.

Để cùng lên kế hoạch chuyển đổi, hãy điền biểu mẫu báo giá hoặc gửi email đến info@skyintegra.com.